Banca fără hârtii
de Bogdan Marchidanu

Aflată în plin proces de modernizare, EximBank este actualmente în curs de definitivare a implementării soluţiei Kazier, oferite de către firma Zero Paper. Multiplele valenţe ale proiectului, care includ soluţia tehnică în sine, dar şi modul de colaborare, precum şi posibilităţile de personalizare a soluţiei au dus la probabilitatea extinderii colaborării dintre cele două entităţi economice.

Pentru o organizaţie modernă şi dinamică, preocuparea pentru cunoaşterea şi îmbunătăţirea proceselor proprii este asociată unor soluţii informatice: management electronic al documentelor, workflow, partajarea informaţiilor – groupware, modelarea proceselor de business. Totuşi, a alege şi implementa o astfel de aplicaţie este de cele mai multe ori o provocare, atât pentru organizaţie, cât şi pentru echipa de implementare, iar experienţa multor companii relevă câteva elemente cheie pentru reuşita unui astfel de proiect.
„Pentru EximBank, instituţie financiară specializată în a oferi servicii şi produse (finanţări, garanţii, asigurări), unele unice pe piaţa bancară, companiilor româneşti cu activităţi de export, societăţilor tip IMM sau firmelor care derulează proiecte în domenii prioritare, reducerea perioadei de analiză şi aprobare a acestor produse este foarte importantă”, spune Daniela Raduly, directorul IT al băncii. „Astfel, aprobarea rapidă (pe bază de grilă de decizie) a solicitărilor de finanţare ale clienţilor IMM (produsul CreditScor IMM) a fost primul proces implementat folosind aplicaţia Kazier. Noi ne dorim să îmbunătăţim procesele interne, să le simplificăm şi să le monitorizăm mai bine. Urmează automatizarea lor, în sensul standardizării succesiunii de etape, a rolurilor avute de fiecare factor şi a rezultatului final. Astfel se va reduce birocraţia şi va creşte viteza de comunicare”.
Cum de s-a ajuns la Kazier? „Am dorit o soluţie simplă, uşor de utilizat, flexibilă şi scalabilă, care să asigure un nivel optim de securitate şi stocarea tuturor datelor şi documentelor într-o bază de date centralizată. De asemenea, aveam nevoie de o interfaţă cu aplicaţia core banking pentru preluarea datelor privind clienţii”, mărturiseşte Raduly.
Aplicaţia Kazier a asigurat aceste cerinţe, iar raportul calitate/preţ şi timpul foarte scurt în care furnizorul s-a angajat să finalizeze implementarea au fost decisive pentru alegerea acestei soluţii.
„De asemenea, am preferat o soluţie adaptabilă cerinţelor noastre specifice, cunoscând că aplicaţiile foarte mari şi complexe sunt mai puţin flexibile,” continuă Raduly.
„Kazier este doar una dintre aplicaţiile care ne vor permite modernizarea, iar noi suntem într-un proces continuu de adaptare la cerinţele pieţei. Căutăm de pildă, aplicaţii performante de business intelligence şi soluţii de budgeting şi planning”.
Una dintre provocările fundamentale ale implementării aplicaţiei a fost cea legată de resursele umane. Şi asta pentru că tendinţa generală a oamenilor este de a fi conservatori în relaţia cu tehnologia informaţiei, mai ales atunci când tehnologia înseamnă o schimbare - uneori esenţială a modului lor de a lucra şi interacţiona cu mediul înconjurător.
EximBank nu a fost scutită de această provocare, după cum spune şi Raduly:
„Schimbarea de mentalitate indusă de automatizare reprezintă, evident, o provocare pentru resursa umană internă. Oamenii sunt la început rezervaţi în a înlocui o semnătură pe un document cu un click într-un ecran. Şi la noi a existat o oarecare rezistenţă la schimbare, dar treptat aceea rezistenţă a fost înlocuită de entuziasm. Utilizatorii au văzut cum le poate fi uşurată substanţial munca, pentru că acum o bună parte din decizii se iau în mod automat de către sistem”.
La rândul lui, George Butunoiu, directorul Zero Paper, afirmă: „O aplicaţie precum Kazier are darul de a dezvolta competenţe spre generarea de noi modele de afaceri şi dă naştere proceselor de inovaţie din punct de vedere al afacerii. Utilizatorii pot să efectueze analize foarte complexe, inclusiv predicţii, cu condiţia să dispună de modele matematice corespunzătoare deja implementate”.
Implementarea soluţiei a demarat în martie 2009, aplicaţia fiind trecută în mediul live în luna iulie. Primele rezultate au arătat că timpul de aprobare pentru cererile de credit s-a diminuat de la câteva săptămâni la câteva zile. În prezent toate etapele de aprobare, începând cu evaluarea criteriilor de eligibilitate, continuând cu analiza financiară, rapoarte de întâlnire cu clientul, documente de decizie şi generând în final oferta şi contractul, sunt disponibile într-un dosar electronic, informaţia fiind accesibilă în timp util. De asemenea, au fost informatizate încă două fluxuri de documente: pentru analiză şi administrare credite.
Conform actorilor implicaţi în proces, partea cea mai dificilă a proiectului a fost analiza şi transpunerea în specificaţii funcţionale a cerinţelor beneficiarilor finali ai aplicaţiei (direcţiile de business proprietare ale proceselor de analiză şi aprobare credite). Au avut loc mai multe discuţii, s-au stabilit etapele, documentele, câmpurile de date, validările, formulele de calcul, rolurile utilizatorilor.
„Echipa Zero Paper a fost foarte aproape de personalul băncii în toată această perioadă, înţelegând reticenţa inerentă pe care utilizatorii o pot manifesta faţă de o nouă aplicaţie care înlocuieşte documentele scrise şi semnate cu ecrane şi validări”, spune Raduly.
De asemenea, definirea tuturor rolurilor şi acordarea permisiunilor de acces pentru utilizatori, sistemul de alerte (prin care se transmit mail-uri de avertizare către anumiţi utilizatori pe parcursul etapelor de aprobare) sunt în curs de îmbunătăţire, furnizorul acceptând adaptarea întregului mecanism de administrare a aplicaţiei conform exigenţelor băncii. Exigenţele EximBank se referă la securitate, la modul de administrare a utilizatorilor şi rolurilor. „Am dorit o interfaţă care să fie administrată de un om de business şi nu de un specialist IT. Aici au fost mai specifice cerinţele noastre faţă de construcţia standard a aplicaţiei pe care orice furnizor şi-o defineşte de la început”, afirmă directorul IT al băncii.
„Implementarea de la Eximbank este în derulare şi va continua ani de zile. Asta pentru că şi banca lansează, la rândul ei, noi proiecte, iar Zero Paper este capabilă să efectueze dezvoltări şi localizări legate de proiectele specifice ale clientului”, adaugă Butunoiu
Câştigurile obţinute din implementarea soluţiei nu se măsoară în principal în efecte financiare. Conform beneficiarului, cel mai important câştig este satisfacţia clientului. Şi asta pentru că, pentru organizaţie, un mare avantaj este flexibiliatea, reducerea birocraţiei, simplificarea proceselor, valorificarea mai eficientă a informaţiei, renunţarea pe cât posibil la hârtie în activitatea curentă.
„Pentru noi este foarte important, ca şi criteriu fundamental de eficienţă, ca un exportator aflat în luptă continuă cu concurenţa, cu problemele generate de contextul economic actual, să aibă un răspuns foarte prompt şi profesionist din partea noastră. Evident, toate acestea reprezintă pentru bancă şi un câştig de imagine şi chiar un avantaj financiar”, afirmă Raduly. „Considerăm că aceasta este direcţia normală în care trebuie să evolueze lucrurile, spre o societate în care afacerea să însemne comunicare rapidă, fără un consum masiv de hârtie, iar copacii să rămână în mediul natural, acolo unde le este locul”.
În privinţa aplicaţiei implementate la EximBank şi a planurilor de viitor legate de această aplicaţie, Butunoiu spune: „În România, în general, încă nu se face distincţia între Business Process Management şi Document Management. Kazier este o aplicaţie în primul rând de tip BPM.
Sincer, mă aşteptam să vând aplicaţia mai ales la IMM-uri, însă, spre uimirea mea, cererile au venit mai ales dinspre firmele mari, precum băncile, inclusiv cele din retail. Aceste firme mari au luat iniţial în calcul aplicaţia ca şi un CRM. Unul din marile avantaje ale acestei aplicaţii este dat de posibilitatea lejeră de a extinde capabilităţile ei. Tocmai de aceea, una din extinderile deja în curs de implementare este cea legată de creditele neperformante”.
„Vrem să intrăm cu această aplicaţie şi în zona de administraţie publică şi avem deja discuţii în acest sens cu unele instituţii, cum ar fi Ministerul Culturii”, mărturiseşte el. „Un mare avantaj al aplicaţiei este dat de preţul ei, care este de 20 de ori mai mic decât al unor aplicaţii mai stufoase. În acelaşi timp, personalizările sunt mai uşor de făcut, iar viteza de reacţie la schimbările mediului creşte”.
Sursa: IT Trends
Download PDF